Sig det med blomster – og en god plan – når de nye kolleger begynder

Vær gavmild med ’buddy-ordninger’, grundig oplæring og sparring. Det er nemlig det, som virker, når nye medarbejdere skal sluses ind i arbejdsfællesskabet. I denne artikel kan du læse, hvordan varme velkomster kan gøre underværker, og finde deres bedste råd. Tobias Stidsen

Nye medarbejdere skal føle sig velkomne fra dag ét, så Birkegården i Stoholm ved Viborg går all in med grundig introduktion. Al den tid, de investerer i at få nye kolleger til at føle sig godt tilpas og afstemme forventninger, kommer nemlig godt igen.

02. oktober 2023

For mange springer over
Efter flere tidligere lederjob var hun ikke i tvivl om, at det var nødvendigt at skærpe Birkegårdens politik, da hun trådte til. Før hendes tid var der lidt introduktion, men det var ikke sat i system, og der var intet konkret program hverken for fastansatte, virksomhedspraktikanter eller andre. I forhold til eleverne var introforløbet et par dage, men der var ingen efterfølgende opsamling.

”Der er simpelt hen for mange, der springer det her over,” siger Birgitte Helm Eskildsen.

Ud over flag består Birkegårdens velkomstpakke nu af en række faste elementer, der dækker alt fra blomster og det første møde med de nye kolleger til statussamtaler med plejehjemmets leder.

Et af de vigtigste elementer i pakken er den sociale kontaktperson, der følger den nye medarbejder tæt de første tre arbejdsdage og blandt meget andet har til opgave at vise rundt, fortælle om beboerne, gennemgå Birkegårdens rutiner og i øvrigt svare på de spørgsmål, der dukker op.

Birgitte Helm Eskildsen lægger også vægt på de to statussamtaler, der holdes efter henholdsvis tre uger og tre måneder. Her er der afsat tid til at gennemgå starten og blandt andet tale om, hvordan den pågældende befinder sig.

”Det er ikke en samtale, der bare afvikles hen over kaffemaskinen. Der er virkelig afsat tid til det, og det gør ikke noget. Al den tid, vi investerer i introduktionen og afstemning af forventninger, vinder vi tilbage på længere sigt. Og så gør samtalerne også mig til en bedre leder, fordi jeg lærer medarbejderne bedre at kende,” siger hun.

Hun havde ikke nogen særlige forventninger til sin første arbejdsdag, så da Heidi Christensen 1. april trådte ind ad døren som nyansat social- og sundhedshjælper på Birkegården i Stoholm, blev hun noget overrasket over at blive modtaget med både blomster, flag og smil, der var lige så imødekommende som det introduktionsprogram, hun blev præsenteret for.

”Jeg følte mig meget velkommen,” siger Heidi Christensen.

På det tidspunkt havde hun allerede fået én buket. Som ny medarbejder på det midtjyske plejecenter følger der nemlig også blomster med ansættelsesbrevet som bare ét af mange tegn på, at Birkegården modtager nye kolleger systematisk og med åbne arme.

Den faste introduktion er indført, efter Birgitte Helm Eskildsen blev ansat som leder i maj 2022. Hun kom med en stribe idéer til, hvordan nye medarbejdere bydes velkommen. Uanset om det er en flexjobber, en vikar, en sosu-ansat eller en kollega i en helt fjerde funktion.

”Alle kan forvente samme modtagelse og introduktion. Også den medarbejder, der vender tilbage efter halvandet års barselsorlov. Mens hun har været væk, kan der jo være sket meget her på stedet. Der er nye kolleger, nye beboere, nye retningslinjer,” siger Birgitte Helm Eskildsen.

Vores nye måde at modtage folk på virker. Folk er glade for, at der bliver brugt tid på dem.

Lisbeth Laursen, social- og sundhedshjælper og vagtplanlægger på Birkegården

Skal være en god start

En af nøglepersonerne i forløbet er arbejdspladsens vagtplanlægger, Lisbeth Laursen. Hun skal blandt andet være opmærksom på, at den sociale kontaktperson rent faktisk er på vagt, når den nye medarbejder dukker op.

”Vi vil have, at det bliver en god start,” siger Lisbeth Laursen, der er social- og sundhedshjælper, arbejdsmiljørepræsentant og har arbejdet på stedet i 20 år.

Det kan hendes kollega Anne Sørensen ikke matche.

Hun blev ansat i januar 2022 og altså blot få måneder før lederskiftet. Dengang var hun nyuddannet social- og sundhedsassistent efter at have været i praktik på Birkegården. Nu har hun overtaget posten som oplæringsvejleder og er med til at tage imod nye elever – som selvfølgelig også er omfattet af introduktionsprogrammet og tilmed får en udvidet pakke med undervisning i blandt andet hygiejne og tavshedspligt.

”Jeg oplever helt sikkert, at vores nye måde at modtage folk på virker. Folk er glade for, at der bliver brugt tid på dem,” siger hun og afbrydes af sin nye kollega Heidi Christensen:

”Ja, det har været dejligt at blive modtaget på den måde. Og jeg var aldrig i tvivl om, hvad jeg skulle.”

Herunder kan du blive inspireret af Pleje- og omsorgscenter Birkegårdens bedste råd til en god velkomst:

  1. 1

    Husk i god tid, inden nye medarbejdere starter:

    • Lav et skema over, hvem der tager sig af praktiske ting.
    • Lav et introduktionsprogram. 
    • Udpeg en social kontaktperson.
  2. 2

    Ca. en uge inden tiltrædelse tilsendes den nyansatte:

    • Velkomstbrev
    • Foreløbigt introduktionsprogram
    • Mødetid og sted den første arbejdsdag – og information om, hvem der tager imod
    • Informationer i øvrigt (vejledende arbejdstider, parkering, køleskab m.m.).
  3. 3

    Første arbejdsdag

    Den nye medarbejder får en introduktionsmappe med alle relevante oplysninger og kontaktinfo – og en introduktionsplan, der i punktform giver overblik over de ting, medarbejderen skal igennem i introforløbet.

  4. 4

    Tjek på, hvem gør hvad

    Desuden har arbejdspladsen sat navne på, hvem der bestiller koder og adgange, hvem der bestiller en buket, der sendes hjem til den nye medarbejder, hvem der arrangerer morgenkaffe og hvem der bestiller forflytningskursus m.m. Arbejdspladsen har desuden lavet en tjekliste i forhold til afløsere.

    Kilde: Pleje- og omsorgscenter Birkegården, Stoholm